eSign

Product Overview

ESign UMB adalah platform penandatanganan dokumen digital berbasis web yang dirancang untuk menyederhanakan alur pengajuan (request), persetujuan (approval), penandatanganan (signing), hingga verifikasi keaslian dokumen (QR Code verification) bagi seluruh sivitas akademika.

Problem & Goal

☆ Pain Points Utama (Survei Pengguna):

• 66.7% Pengguna harus bolak-balik antar ruangan mencari penandatangan.
• 61.9% Durasi pengurusan sangat lama (>3–5 hari per dokumen).
• 52.4% Kesulitan menemui pejabat karena jadwal rapat/kegiatan padat.
• 47.6% Keterlambatan berdampak langsung pada deadline akademik.

☆ Goal: Membangun platform penandatanganan digital berbasis web yang memangkas waktu tunggu dari hitungan hari menjadi menit, transparan dalam pelacakan status, dan mudah digunakan.

Target Users & Flow

• Requester (Mahasiswa/Staf): Mengunggah PDF, memilih penandatangan, & mengatur posisi TTD.
• Approver (TU/Sekretaris): Meninjau kelayakan dokumen administratif.
• Signer (Pejabat/Dekan): Membubuhi tanda tangan digital / QR Code.
• Public Verifier: Pihak luar yang memverifikasi keaslian dokumen via QR Code.

Design System & Wireframe

Key Solutions & High-Fidelity UI

1. Drag-and-Drop Signature Placement

Solusi: Requester dapat menarik (drag-and-drop) posisi TTD secara visual langsung di atas pratinjau dokumen PDF untuk kepastian posisi.

1. Batch Approval for Signers

Solusi: Aksi masal (Approve/Reject All) untuk pejabat agar dapat menyetujui tumpukan dokumen sekaligus tanpa perlu membukanya satu per satu.

1. Public QR Verification

Solusi: Verifikasi keaslian dokumen cetak/digital secara instan tanpa perlu login hanya dengan memindai QR Code.

Usability Testing & Impact

Diuji menggunakan System Usability Scale (SUS) kepada 50 responden:

• 🏆 SUS Score: 81.05 / 100 (Grade A / Excellent)
• Function Integration: 4.62 / 5.0 (Fitur terintegrasi dengan baik)
• Learnability: 4.50 / 5.0 (Sangat mudah dipelajari)
• Ease of Use: 4.34 / 5.0 (Alur pengajuan efisien)

Direct Manipulation: Fitur drag-and-drop terbukti efektif menghilangkan kecemasan pengguna terkait hasil cetak TTD. Efficiency for High-Role Users: Pejabat butuh tindakan ringkas (batch action) untuk menghemat waktu.